Oost-Vlaanderen
Dag - Voltijds
Interim job
Voor onze klant Paulo (opleidingen hulpverleners/politie en brandweer) zijn wij op zoek naar een administratieve kracht die meewerkt aan de organisatie en opvolging van opleidingen binnen de dringende geneeskundige hulpverlening. Heb jij een hart voor dienstverlening en een talent voor organiseren? Dan ben jij de persoon die wij zoeken.
Jouw verantwoordelijkheden 1. Organisatie en opvolging van opleidingen * Je zorgt ervoor dat opleidingen administratief en praktisch vlekkeloos verlopen. Dit doe je onder meer door: * Reservatie van leslokalen en regelen van benodigde logistiek * Opmaak en actualisatie van aanwezigheidslijsten * Beheer van individuele dossiers van hulpverleners-ambulanciers * Controle op verplichte bijscholingsuren en aanwezigheid * Behandeling van dossiers voor educatief verlof * Opvolging van examens en registratie van resultaten * Opmaak van attesten en certificaten * Ondersteuning bij diploma-uitreikingen * Opmaak en opvolging van subsidiedossiers * Meehelpen bij de organisatie van symposia en studiedagen 2. Financiële administratie * Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het financiële proces: * Budgetopvolging: voorbereiding, beheer en voorstellen van aanpassingen * Bestelbeheer: opmaak en verzending van bestelbonnen, opvolging van leveringen * Facturatie: controle van inkomende facturen, opmaak van uitgaande facturen en opvolging van terugbetalingen bij annulatie * Betaling van lesgevers administratief verwerken via Cevips Centraal en Dimona 3. Klantencommunicatie en ondersteuning * Je staat in voor een klantgerichte communicatie met cursisten en lesgevers: * Verstrekken van informatie en beantwoorden van vragen * Opvang en begeleiding bij aanvang van opleidingen * Ondersteuning van lesgevers waar nodig * Actueel houden van adressenbestanden en klantenbestanden 4. Algemene administratieve ondersteuning * Je draagt bij aan de vlotte werking van de afdeling: Secretariaat en verslaggeving van interne vergaderingen * Opmaak en opvolging van deputatiedossiers * Verzorging van het onthaal van bezoekers
Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands
*Je beschikt over een diploma secundair onderwijs * Je hebt relevante administratieve ervaring * Je communiceert vlot en klantgericht * Je werkt nauwkeurig en bent goed georganiseerd * Je hebt een goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel)
Solliciteer nu